Efficiënt gebruik van praktijkruimte

Hoe zorg je ervoor dat je als huisartsenpraktijk met een groeiend team en een beperkte hoeveelheid ruimte tóch efficiënt blijft werken? Huisartsenpraktijk De Dame heeft, met financiële ondersteuning van het FAM, het project ‘Efficiënt gebruik van praktijkruimte’ uitgevoerd. De praktijkruimte is nu optimaal ingedeeld. Wij vroegen Leonard van Egmond, huisarts in Utrecht, naar de eerste ervaringen in de praktijk.

Wat was de aanleiding voor dit project?
“Het begon eigenlijk met een combinatie van kleine frustraties,” vertelt Leonard. “De koffie- en lunchplek in de backoffice was te klein en niet echt rustig. Er werd thee gezet, nagepraat, gelachen – allemaal gezellig, maar ook onhandig als er ondertussen gewerkt moet worden. Daarnaast merkten we dat we structureel spreekkamers tekortkwamen. Iedereen een hele dag een eigen kamer geven? Dat lukte gewoon niet meer met het team zoals het nu is.”

En toen?
“Toen zijn we gaan kijken naar het daadwerkelijke gebruik van de spreekkamers. En wat bleek? Een huisarts gebruikt gemiddeld maar zo’n 5 tot 5,5 uur per dag zijn kamer voor spreekuur. De rest van de tijd zijn we aan het bellen, op huisbezoek, in overleg of aan het schrijven. Zonde van de ruimte dus!”
Wat hebben jullie veranderd?
“We hebben een roostersysteem gemaakt waarbij we over de dag wisselen van spreekkamer. Zo kunnen we op één kamer twee dagdelen spreekuur plannen – en wordt die kamer dus voor zo’n 7,5 uur effectief gebruikt. Voor de andere werkzaamheden hebben we een van de spreekkamers omgebouwd tot kantoor met drie werkplekken. Daar zitten de praktijkmanager, huisartsen die bellen of uitwerken, en assistentes die bezig zijn met bijvoorbeeld inschrijvingen.”

Dat klinkt als een flinke logistieke puzzel. Hoe bevalt het?
Leonard lacht: “Het was even wennen hoor! Zeker in het begin. Je moet na je ochtendspreekuur echt je kamer opruimen, want na de koffiepauze zit daar iemand anders. En er waren situaties waarin álle kamers bezet waren en de regie-arts iemand even tussendoor wilde zien… dan stond je daar. Maar inmiddels hebben we al een eerste evaluatie gedaan en aanpassingen gemaakt aan het schema. Iedereen moet nu opnieuw wennen – maar dat hoort erbij.”

Zijn er al voordelen merkbaar?
“Zeker! De assistentes ervaren veel meer rust aan de balie en in de backoffice. Voor de lunch hebben we nu een aparte kamer, achterin de praktijk. Daar kunnen we echt even ontspannen, zonder dat er iemand op het raam tikt. En als er iets urgents is? Dan is er een spoedbel, maar die wordt gelukkig zelden gebruikt.”

En de sfeer?
“Het zorgt voor een leuke, frisse dynamiek. Iedereen moet flexibel zijn, vooral de artsen die ineens niet meer op ‘hun’ kamer zitten. Het dwingt ons om uit onze vaste routines te stappen en creatief samen te werken. Het is soms even zoeken, maar het brengt ook energie.”

Tot slot: hoe nu verder?
“We blijven evalueren en bijstellen. Dit is echt een groeiproces. De eerste kinderziektes hebben we aangepakt, maar we zijn nog lang niet klaar. We leren elke dag. En het mooiste is: we doen het echt samen. Dat maakt dit project zo waardevol.”

Meer informatie
Wilt u meer weten over dit project? Neem dan contact met ons op via info@fondsam.nl.